Según datos de la empresa Tándem, los altos ejecutivos y directores generales de las empresas ocupan el 50% de su tiempo en reuniones. Sin embargo, dos tercios de estas juntas, terminan antes de que se tome alguna decisión y eso provoca que el 85% de los ejecutivos demuestre su insatisfacción con la eficiencia y efectividad de las reuniones en sus compañías.
Juan Pauna, director de Tándem Chile, sostiene que “muchas veces, la ineficiencia de una reunión se produce porque se convoca a directores o jefes de áreas que poseen distintos intereses o egos que entorpecen la comunicación y la toma de decisiones”.
“Además, está la falta de claridad en los temas a tratar, sorpresas en la agenda de trabajo o puntos que no fueron informados a los participantes, y toma de decisiones sin métodos, plazos y mecanismos para medir sus resultados”, agrega el ejecutivo.
Para ello, el experto entrega 6 tips para evitar reuniones improductivas y provocar un cambio cultural que permite convocatorias más eficientes y eficaces:
1: Define para qué es la junta e identifica qué decisiones debes tomar. Cuando no hay objetivos, no es necesario reunirse. Si los puntos están claros de antemano y se eliminan las sorpresas, la calidad de las decisiones mejora.
2: Determina quienes participan en la junta en función de las decisiones por tomar. Más gente de la necesaria hará improductiva la reunión. Solo convoca a las personas con un rol directo en las metas que motivan el encuentro de trabajo.
3: Arma la agenda de antemano y anticipa la información a los participantes. Si éstos no tienen el tiempo de analizarla, tampoco agregarán valor al momento de decidir. Lo ideal es que todos sepan qué van a hacer y qué aportarán.
4: Para agilizar el trabajo, señala cuánto tiempo es necesario tomar para cada punto de la agenda, según la importancia y complejidad de cada uno. Una discusión estéril no es productiva.
5: Al término de cada reunión es necesario establecer un acta de acuerdos, donde quede establecido cuáles son las decisiones tomadas, quién o qué área es responsable, el plazo y los resultados esperados.
6: Si no cumples con los puntos señalados con anterioridad, es hora de reconocer que tu empresa sufre del síndrome de la “reunionitis”. Es importante entonces tomar la decisión de adoptar esta estrategia, aplicarla y dejar de perder tiempo, dinero y esfuerzo.
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